A reduction in equity can eventually lead to the closure of the business. Cascading down, the existence of a systemic phenomenon of negative equity in the economy at large can lead to macroeconomic imbalances, since the economy is made up of the total number of companies.
At the governmental level, there is an understanding that equity must be positive at both company and country level. Thus, starting with 2021, the Romanian Government grants fiscal facilities to taxpayers whose equity is positive: 2% reduction of profit tax, specific tax and income tax of micro-enterprises. The additional condition is to have a value at least equal to half of the share capital deposited when setting up the company.
If I register an increase in equity compared to the previous year, together with fulfilling the above conditions, I may receive an additional reduction with the following values:
5% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval up to 5% inclusive;
6% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval over 5% and up to 10% inclusive;
7% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval over 10% and up to 15% inclusive;
8% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval over 15% and up to 20% inclusive;
9% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval over 20% and up to 25% inclusive;
or 10% reduction of tax for an adjusted equity annual growth interval over 25%.
What exactly is equity?
Equity represents the added value of a company, the results of the effort of my work from the beginning of the company to the current date.
In order to gain a better understanding of this aspect, an analysis of the equity components is useful to me. I need to see what each of these means so I can make good decisions.
The components of equity are the following:
Share capital;
Legal reserve;
Other reserves;
Profit or loss.
Share capital
When I create a company, the shareholders bring in initial share capital. If I put a very small share capital in the company, say RON 200, this means that I only invest RON 200 in the company. If, on the other hand, I set up my company with a solid share capital, if I bring equipment, goods, and all the rest I need to carry out its object of activity - then this means that I give it life from the beginning and the company starts solid: it can already start operating and it does not struggle with loans and cash flow problems.
var shareCapital: IntIf I put in cash and start buying, it is even better, because, if my business in Romania is registered as a VAT payer from the beginning, I will save 19% of the value of the share capital. This percentage represents the amount of VAT I can deduct.
Legal reserve
What does the legal reserve mean? This gives me the possibility, according to the Tax Code, to create a reserve within the limit of 20% of share capital, an amount which is then deducted from taxable profit, if my firm is a profit tax payer.
var legalReserve: IntFor example, if I have a taxable profit of RON 100 000 and a share capital of RON 10 000, then, when I calculate the profit tax, I do not apply it for 20% of the RON 10 000, which is RON 2 000. Meaning I will apply the 16% profit tax rate to the difference between RON 100 000 and RON 2 000, instead of applying it directly to the RON 100 000 profit. // I do not have the right to collect these RON 2 000 as dividends; they will remain available to the company as a legal reserve - but I can use them at any time for investment.
The company's profit/loss from previous financial years
My company starts to produce, to make a profit. Let's say I made a profit in the first quarter of the year. Instead of leaving it in the company, to continue generating even more profit, I choose to withdraw this money, because, now, the law gives me the opportunity to withdraw interim dividends. So I withdraw all the profit as dividends, transferring them to my personal account. What will happen next? The phenomenon is this: the company will no longer have cash, will not be able to operate - and will start squeaking.
Another example: let's say that a shareholder, month by month, takes out money and leaves it as petty cash - consuming it for personal reasons. What happens to such a company, from which the shareholder withdraws money at discretion? At some point, the company no longer has anything to finance its activity. What is the result? Simply said, bankruptcy. Or trips to banks to receive loans. But the banks, when analysing the credit file, do find, in fact, that the alleged profit was in the petty cash, taken and used in personal interest. The banks will not offer the credit, because the company cannot prove that it respects the principle of business continuity.
Very important: if I collect various amounts from the bank and, from the accounting point of view, leave them in the petty cash account, forgetting to pay the dividend tax, then, in case of a potential tax inspection, one of the first things to be checked will be the cash balance or the sundry debtors account. This is because in the sundry debtors account are recorded the amounts withdrawn by the associates and for which they did not pay the dividend tax. Therefore, it is best for me to pay the dividend tax when I withdraw money from the bank and know that I took it personally and not for payments related to the business. Otherwise, in the case of a tax inspection, I will have to make a choice: either to return the money, borrow it from another place and bring it back into the company, and the company comes to life again - or simply accept failure and tell to myself:
“This is it; I have only been able to get it this far.”
This means that I did not create a solid company from the beginning, able to continue to operate.
So, any profit I make and leave in the company, not collecting it as dividends, actually brings life to the business. I can start withdrawing dividends after a year or two, when I have already created the infrastructure, the equipment, I already have everything set up and functional; only then may I start thinking about dividends. I must not take the profit out of the company as soon as I make it, especially not for luxury cars, houses, holidays. That is not a company I create for the future, but only for the short term. When I start my business and immediately withdraw money from the company as dividends, without realising I take the company down. I always have to keep a balance between personal life and the business. I must not mess things up - and I must not think the firm is there to cover my needs from the very beginning.
At the end of each month, it is good for me to consult with my accountant or economic director, to check how much I received in cash and in the bank from clients, how much I spent on suppliers - and what amounts I collected from the company in my personal interest. I also have to ask: what is the status of my company? What equity do I have at the moment? And when I find the good news that I have invested an amount and, this way, I have managed to increase the value of the share capital a few times, that the investment plan works and this capital will start to produce even more, only then is the time to start thinking about withdrawing dividends. But only a part, for a start. It is always good to leave money in the firm so that I can further grow it. Otherwise, I will have to constantly think about how to get my money back into the company so that I can grow it again. When I have a very large balance in the petty cash account, it is good to already consider it as dividends and to pay the dividend tax. Otherwise, if I let things accumulate, in years to come I will put the company in a difficult situation.
De ce sunt capitalurile proprii atât de importante?
O reducere a capitalurilor proprii poate conduce, în cele din urmă, la închiderea afacerii. În cascadă, existența unui fenomen sistemic de capitaluri proprii negative poate conduce la dezechilibre macroeconomice, atâta vreme cât economia este formată din totalul companiilor componente. La nivel guvernamental există o înțelegere a faptului că aceste capitaluri proprii trebuie sa fie pozitive atât la nivelul unei companii cât și la nivelul unei țări. Astfel, începând cu anul 2021, Guvernul acordă facilități fiscale contribuabililor al căror capital propriu este pozitiv: reducerea impozitului pe profit, impozit specific și impozit pe venitul microîntreprinderilor cu 2%. Condiția suplimentară este de a fi la nivelul unei valori cel puțin egale cu jumătate din capitalul social depus la înființarea companiei.
În cazul în care înregistrez o creștere a capitalului propriu față de anul precedent, concomitent cu îndeplinirea condițiilor menționate mai sus pot primi o reducere suplimentară cu următoarele valori: 5% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat de până la 5% inclusiv; 6% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat peste 5% și până la 10% inclusiv; 7% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat peste 10% și până la 15% inclusiv; 8% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat peste 15% și până la 20% inclusiv; 9% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat peste 20% și până la 25% inclusiv; 10% procent de reducere a impozitului pentru un interval de creștere anuală a capitalului propriu ajustat peste 25%.
Ce sunt de fapt capitalurile proprii?
Ele reprezintă plusul de valoare al unei companii, reprezintă rezultatele efortului muncii mele de la crearea companiei până la data la care mă raportez.
Pentru a căpăta o mai bună înțelegere a acestui aspect, îmi este utilă o analiză a componentelor capitalurilor proprii. Trebuie să văd ce înseamnă fiecare dintre acestea, astfel încât să pot lua decizii bune.
Componentele cele mai importante ale capitalurilor proprii includ capitalul social, rezerva legală, alte rezerve, precum și profitul/pierderea companiei din exercițiile financiare anterioare.
Capitalul social
Când creez o companie, asociații vin cu un capital social. Dacă pun un capital social foarte mic, de 200 lei, să zicem, investesc în companie doar 200 lei. Dacă, însă, îmi constitui compania cu un capital social solid, dacă aduc echipamente, bunuri, ceea ce am nevoie pentru a-mi desfășura obiectul de activitate – acest lucru înseamnă că îi dau viață de la început și compania pornește solid, poate să își înceapă, deja, activitatea – și nu stă și se chinuie mergând pe la bănci, bătând pe la uși pentru a solicita credite.
Dacă pun numerar și încep să achiziționez, este și mai bine, fiindcă, dacă afacerea mea din România este deja plătitoare de TVA, fac o economie de 19% din valoarea capitalului social. Acest procent reprezintă valoarea TVA-ului pe care îl pot deduce.
Rezerva legală
Ce înseamnă rezerva legală? Aceasta îmi oferă posibilitatea, conform Codului Fiscal, să îmi creez o rezervă în limita a 20% din capitalul social, sumă care se scade din profitul impozabil, dacă firma mea din România este plătitoare de impozit pe profit. De exemplu, dacă am 100 000 lei profit impozabil și un capital social de 10 000 lei, atunci când calculez impozitul pe profit nu îl aplic pentru 20% din 10 000 lei. Adică voi aplica acea cotă de 16% la diferența dintre 100 000 lei și 2 000 lei. Acești 2 000 lei nu am dreptul să îi ridic ca și dividende; vor rămâne la dispoziția societății ca și rezervă legală – însă îi pot folosi oricând pentru investiție.
Profitul / pierderea companiei din exercițiile financiare anterioare
Compania mea începe să producă, realizează profit. Să zicem că în primul trimestru al anului am realizat profit. În loc să îl las în companie, ca să funcționeze mai departe, aleg să scot acești bani, pentru că, acum, legea îmi oferă posibilitatea să retrag dividende interimare – și scot tot profitul ca și dividende, virându-i în contul personal. Ce se întâmplă în acest moment? Fenomenul este următorul: compania nu va mai avea numerar, nu va putea să funcționeze – și va începe să scârțâie.
Un alt exemplu: să zicem că un acționar, lună de lună, scoate bani și îi lasă pe casă – îi consumă personal. Ce se întâmplă cu o astfel de companie, din care acționarul scoate bani la discreție? La un moment-dat compania nu mai are cu ce să își mai finanțeze activitatea. Care este rezultatul? Pur și simplu falimentul. Sau drumuri pe la bănci, pentru a primi credite. Banca, în momentul în care analizează dosarul de credit, constata, de fapt, că profitul se regăsește în casieria companiei, luat și folosit în interes personal; nu va oferi creditul, pentru că firma nu pot face dovada că respectă principiul continuității afacerii.
Foarte important: dacă ridic sume din bancă, le las pe casierie și uit să plătesc impozitul pe dividende, în cazul unui eventual control fiscal, acesta va verifica soldul de casă sau contul Debitori diverși, pentru că acolo sunt sumele retrase de către asociați și pentru care nu au plătit impozitul pe dividende. Este cel mai bine să plătesc impozitul pe dividende când retrag sume din banca și știu că le-am luat personal și nu pentru plăți care au legătură cu afacerea. Altfel, în caz de inspecție fiscală, voi avea de ales: ori restitui banii, mă împrumut din altă parte și aduc bani în companie, iar compania prinde din nou viață - sau, pur și simplu, mă resemneze și îmi spun
„Asta este, până aici am putut sa o duc.”
Acest lucru înseamnă ca nu mi-am creat, de la început, o companie solidă, care să poată funcționa mai departe.
Așadar, orice profit pe care îl realizez și îl las în companie, neridicându-l ca și dividende, reprezintă de fapt viața companiei pe care o duc mai departe. Pot începe să retrag dividende după un an - doi, după ce am creat deja infrastructura, echipamentele, am deja totul funcțional și pus la punct, abia atunci trebuie sa încep să mă gândesc la dividende. Nu trebuie să scot profitul din companie imediat ce l-am realizat, pentru mașini de lux, case, concedii. Aceea nu este o companie pe care o creez pentru viitor, ci doar pe termen scurt. Când îmi pornesc afacerea și scot bani din firmă ca și dividende, duc compania în jos. Totdeauna trebuie să păstrez un echilibru între viața personală și companie. Nu trebuie să amestec lucrurile - și nu trebuie să cred că firma este pentru a-mi acoperi mie nevoile.
La finalul fiecărei luni este bine să mă consult cu contabilul sau cu directorul meu economic, să verific cât am încasat, cât am cheltuit - și ce sume am ridicat din companie în interes personal. Un procent cu o singură cifră este ok. Deja cu două cifre devine complicat. Trebuie, de asemenea, să întreb: care este situația companiei mele? Ce capitaluri proprii am eu în momentul de față? Iar când constat că am investit o sumă și am reușit să cresc capitalul social de câteva ori, că funcționează planul investițional prin care acest capital să înceapă să producă și mai mult, abia atunci este momentul să încep să mă gândesc să retrag dividende. Însă doar o parte, pentru început. Este bine să las banii în companie, ca sa pot să o cresc. Altfel, va trebui să mă gândesc permanent cum să fac să pun banii înapoi în companie, ca să o cresc din nou. Când am soldul de casă foarte mare, este bine să îl și consider deja ca și dividende și să plătesc impozitul pe dividende, din mers. Altfel, dacă las lucrurile să se acumuleze, peste ani de zile voi pune compania într-o situație dificilă.